Ersatzverfahren / eEB & OCI / Manuelle Erfassung

Über das Fenster Ersatzverfahren führen Sie ein Ersatzverfahren durch, ordnen eine elektronische Ersatzbescheinigung (eEB) / ein Online Check-In (OCI) zu oder erfassen Patientendaten manuell.

 

Rechte

Sie benötigen folgende Berechtigungen:

Aktion Recht Einzelrecht
    Lesen Ändern Löschen Neu
Ersatzverfahren-Fenster öffnen KV Karte      

Die Zugriffsberechtigungen definieren Sie in den Stammdaten > Praxis > Gruppen > Rechte.

 

Szenarien im Überblick

Je nach vorliegender Situation führen Sie unterschiedliche Arbeitsschritte durch. Die folgende Tabelle führt Sie zum passenden Abschnitt.

Situation Passendes Verfahren
Eine eEB oder ein OCI ist in der Praxis eingegangen. Elektronische Ersatzbescheinigung (eEB) / Online Check-In (OCI)
Der Patient legt eine Ersatzbescheinigung vor. Patient legt eine Ersatzbescheinigung vor
Die eGK oder das Lesegerät ist defekt. eGK oder Lesegerät ist defekt
Es besteht kein direkter Zahnarzt-Patientenkontakt. Kein direkter Zahnarzt-Patientenkontakt (Ersatzverfahren in Sonderfällen gem. § 8 der eGK-Vereinbarung)
Es liegt eine vorläufige Versichertennummer vor. Vorläufige Versichertennummer erfassen
Es liegt ein Anspruchsnachweis aus dem Ausland vor. Ersatzverfahren bei Auslandsabkommen
Der Patient ist über einen sonstigen Kostenträger versichert. Ersatzverfahren bei sonstigen Kostenträgern
Der Patient ist privat versichert. Ersatzverfahren bei Privatpatienten
Hinweis: Wenn Sie die Eingabemasken zum ersten Mal verwenden oder Erläuterungen zu den Eingabefeldern benötigen, lesen Sie den Abschnitt KVK / Sonstige Kostenträger, Auslandsabkommen und eGK.

 

KVK / Sonstige Kostenträger, Auslandsabkommen und eGK

Die folgende Beschreibung gilt für die Eingabemasken KVK / Sonstige Kostenträger, Auslandsabkommen und eGK. Welche Felder Sie ausfüllen müssen, hängt vom jeweiligen Szenario ab. Die konkreten Angaben finden Sie in den nachfolgenden Abläufen und Tabellen.

Wählen Sie im Feld Erfassungsgrund den Grund für das Ersatzverfahren aus:

  • Versicherungskarte oder das Lesegerät ist defekt
  • Anderer Versicherungsnachweis hat vorgelegen
  • Kein direkter Zahnarzt-Patientenkontakt

Der Erfassungsgrund wird an die Module weitergegeben und kann später im Fenster KV-Karte nachvollzogen werden.

Bei der manuellen Erfassung eines Privatpatienten bleibt der Erfassungsgrund leer.

Erfassen oder prüfen Sie Name, Anschrift und Geburtsdatum des Patienten.

Die Einträge für Vors. und Nzu. verwalten Sie unter Stammdaten > Sonstiges > Vorgaben Allg. > Vorsatzwort beziehungsweise Namenszusatz.

Das Feld Nzu. steht nur beim eGK-Ersatzverfahren und beim Auslandsabkommen zur Verfügung.

Wählen beziehungsweise erfassen Sie die Kassennummer. Kassenart und Kassenname werden anhand der Kassennummer aus dem Bundeseinheitlichen Kassenverzeichnis (BKV) ergänzt.

Das BKV importieren Sie unter Stammdaten > Sonstiges > Dateioperationen > BKV.

Eine reguläre eGK-Versichertennummer besteht aus einem Buchstaben und neun Ziffern. Erfassen Sie auch führende Nullen.

Übernehmen Sie den Status beim eGK-Ersatzverfahren nur aus früheren Kartendaten, wenn sicher ist, dass er unverändert ist. Andernfalls erfassen Sie ihn neu:

0 unbekannt
1 Mitglied
3 Familienversicherter
5 Rentner oder dessen Familienversicherte

Das Feld Ergänzung kennzeichnet besondere Personengruppen. Welche Angabe erforderlich ist, hängt vom Kostenträger und vom jeweiligen Fall ab.

4 Leistungsempfänger gemäß § 264 Abs. 2 SGB V
5 Leistungsempfänger gemäß § 16 Abs. 3a SGB V
6 Anspruch nach BVG oder BEG
7 EU-/zwischenstaatliches Abkommen, zwischenstaatlich
8 EU-/zwischenstaatliches Abkommen, pauschal
9 Leistungsempfänger gemäß §§ 4 und 6 AsylbLG

 

Elektronische Ersatzbescheinigung (eEB) / Online Check-In (OCI)

Im Bereich eEB & OCI werden alle zuordenbaren eEB für gesetzlich Versicherte (GKV) und Online Check-Ins (OCI) für privat Versicherte (PKV) gemeinsam angezeigt, die in der Praxis eingegangen und noch keinem Patienten zugeordnet sind. Angezeigt werden – sofern vorhanden – Erstelldatum, Patientenname, Geburtsdatum, Krankenversichertennummer sowie die absendende Krankenkasse oder KIM-Adresse.

Die Zeilen der Eingänge sind entsprechend der bestehenden GKV-/PKV-Farblogik in charly farblich gekennzeichnet.

Aktion Beschreibung
Button Praxis-QR-Code (gematik) Gesetzlich Versicherte können über den QR-Code eine eEB in ihrer Kassen-App anfordern. Die Übermittlung erfolgt per KIM an Ihre Praxis. Siehe Praxis-QR-Code für den Patienten bereitstellen.
Button Übersicht in charly-Web

Über den Button können Sie alle in der Praxis eingegangenen elektronischen Ersatzbescheinigungen (eEB) und Online Check-Ins (OCI) einsehen. Zusätzlich können Sie hier den jeweiligen Bearbeitungsstand zentral prüfen. Für weitere Informationen siehe eEB &OCI.
Button 

Über den Pfeil-Button öffnen Sie die Detailansicht einer eEB oder eines Online Check-Ins (OCI). Sofern für den ausgewählten Eingang entsprechende Daten vorliegen, werden alle zugehörigen Labels mit diesen Werten gefüllt. Bei einem OCI bleibt das Feld Gültigkeitszeitraum leer.

 

  1. Ermitteln Sie in charly-Web unter Administration > KIM-Konten die KIM-Adresse Ihrer Praxis.

  2. Öffnen Sie die gematik-Seite Praxis-Check-in für Leistungserbringer. Alternativ klicken Sie auf den Button Praxis-QR-Code (gematik). Den Button finden Sie an folgenden Stellen:

    • in charly-Web in der Übersicht eEB & OCI
    • im Fenster Ersatzverfahren > eEB & OCI

  3. Geben Sie die KIM-Adresse der Praxis ein und erstellen Sie den QR-Code.

    Tipp: Wählen Sie die Option PDF erzeugen und drucken Sie das PDF aus. So können Sie den Praxis-QR-Code dauerhaft am Empfang bereithalten und müssen ihn nicht für jeden Patienten erneut erzeugen.
  4. Stellen Sie dem Patienten den Praxis-QR-Code zum Scannen bereit.
  5. Der Patient scannt den QR-Code mit der App seiner Krankenkasse beziehungsweise seines Versicherungsunternehmens.

  6. Die Krankenkasse oder das Versicherungsunternehmen sendet die Versicherungsdaten als standardisierte KIM-Nachricht an Ihre Praxis.

    • Die eEB / der OCI steht anschließend im charly-Client im Fenster Ersatzverfahren > eEB & OCI zur Verfügung und kann dem Patienten zugeordnet werden.
  1. Wählen Sie den Patienten.

  2. Drücken Sie Alt-Taste (alternativ Strg-Taste bei Windows oder cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf den Auswahlbutton KV-Karte.

    • Das „Ersatzverfahren“-Fenster öffnet sich.
  3. Klicken Sie auf den Radio-Button eEB & OCI. Konnte die Krankenversicherungsnummer (KVNR) eindeutig dem aktuell ausgewählten Patienten zugeordnet werden, ist dieser Eintrag in der Liste hervorgehoben.
  4. Wählen Sie die eEB oder den OCI, die Sie dem ausgewählten Patienten zuordnen möchten.
  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Wenn sich Daten geändert haben oder es sich um eine Neuaufnahme eines Patienten handelt, weisen verschiedene Hinweisfenster Sie darauf hin. Lesen Sie dazu bitte die Hilfetexte Bearbeitung Patientendaten sowie Versichertenkarte.

    • Wurde die eEB oder der OCI erfolgreich dem Patienten zugeordnet, ist der Eintrag aus der Liste im Ersatzverfahren-Fenster entfernt.

    • Der Status der Versichertenkartenlesung hat ein blaues Icon .

      Tipp: Um die Einlesedaten einzusehen, klicken Sie auf das Versichertenkarten-Icon. Für weitere Informationen siehe Kartendaten einsehen und Versichertendaten als ungültig markieren .
    • In charly-Web hat der Eintrag in der Übersicht eEB &OCI den Status „Zugeordnet“.
  1. Wählen Sie den Patienten.

  2. Klicken Sie auf das Versichertenkarten-Icon.

    • Es öffnet sich das Fenster KV-Karte. Darin sind alle Einlesedaten aufgelistet.

  3. Um die zugehörigen Kartendaten einzusehen, öffnen Sie den gewünschten Eintrag mit einem Doppelklick.

    • Es öffnet sich das Fenster Kartendaten.

  4. Um falsch eingelesene Versichertendaten als ungültig zu markieren, aktivieren Sie die Checkbox ungültig

    • Sie werden im Fenster KV-Karte rot markiert. Wurden die Versichertendaten über die elektronische Ersatzbescheinigung (eEB) oder über den Online Check-In (OCI) aufgenommen, ist die Zuordnung der Bescheinigung zum Patienten aufgehoben und im Ersatzverfahren-Fenster unter eEB & OCI wieder gelistet.

      Tipp: Wenn Sie mit gedrückter Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac) auf ungültig klicken, wird ein Protokoll generiert. Mit dieser Datei können Sie gezielt nach falschen Einlesungen bei den Patienten suchen.
    • In charly-Web hat der Eintrag der Übersicht eEB &OCI den Status „Nicht zugeordnet“.

 

Ersatzverfahren bei eGK

  eGK (Ersatzbescheinigung)
Erfassungsgrund Anderer Versicherungsnachweis hat vorgelegen
Radio-Button eGK
Kassennummer Ausgewählte 9-stellige KV-Nr.
Kassenart Wird automatisch anhand der Kassennummer ausgefüllt
Kassenname Wird automatisch anhand der Kassennummer ausgefüllt
Versichertennummer Buchstabe + 9 Ziffern
Status Entsprechend des Versicherungsstatus 0, 1, 3 oder 5
Ergänzung Leer
Gültig ab TT.MM.JJJJ
Gültig bis Optional
Wohnortkennzeichen Wohnortkennzeichen von dem anderen Versicherungsnachweis. Falls dort kein Wohnortkennzeichen angegeben ist, bleibt das Feld leer.
Wohnsitzländercode Leer

 

Manuelle Erfassung mit Ersatzbescheinigung

  1. Drücken Sie Alt-Taste (alternativ Strg-Taste bei Windows oder cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf den Auswahlbutton KV-Karte.

    • Das „Ersatzverfahren“-Fenster öffnet sich.

  2. Folgende Szenarien sind möglich:

    • Patient ist noch nicht in charly angelegt

      Falls Sie einen Patienten in charly neu anlegen, leeren Sie alle Felder mit einem Klick auf den Button .

    • Patient ist bereits in charly angelegt und es liegen Versichertendaten vor

      Falls für den Patienten bereits eine Versichertenkarte eingelesen oder ein Ersatzverfahren durchgeführt wurde, werden diese Daten in das Fenster Ersatzverfahren übernommen.

      In diesem Fall überprüfen Sie bitte die Daten hinsichtlich Korrektheit. Ist alles korrekt, so müssen Sie nur noch den Erfassungsgrund sowie den Status angeben und das Gültigkeitsdatum aktualisieren.

  3. Klicken Sie auf den Radio-Button eGK, falls dieser noch nicht aktiv ist.

  4. Wählen Sie aus der Dropdownliste Erfassungsgrund die Option Anderer Versicherungsnachweis hat vorgelegen.

    Der Erfassungsgrund ist eine Pflichtangabe. Er wird an die Module weitergegeben.

  5. Geben Sie Name und Anschrift des Patienten ein.

  6. Geben Sie die 9-stellige Kassennummer sowie die Versichertennummer (Buchstabe + 9 Ziffern) ein.

    Hinweis: Nach Eingabe der Kassennummer werden die Felder Kassenart und Kassenname automatisch vervollständigt.
    Hinweis: Versicherte der BPOL werden ab dem 01.04.2025 sukzessiv mit eGKs ausgestattet, um ihnen zukünftig die Teilnahme am digitalen Gesundheitswesen über die Telematik-Infrastruktur zu ermöglichen. Sobald eine eGK vorliegt, verwenden Sie bitte die eGK-Kartenlesung oder das eGK-Ersatzverfahren (Kassennummer: 951287019).

  7. Der Status darf bei der eGK nicht automatisch von früheren Karteneinlesungen übernommen werden.

    Geben Sie bitte entsprechend des Versichertenstatus ein:

    0 für unbekannt
    1 für Mitglied
    3 für Familienversicherter
    5 für Rentner oder dessen Familienversicherte
  8. Das Feld Ergänzung muss leer sein.
  9. Übernehmen Sie von der Ersatzbescheinigung das Gültigkeitsdatum in das Feld Gültig ab. Geben Sie das Datum im Format TT.MM.JJJJ ein. Hierbei handelt es sich um eine Pflichtangabe.
  10. Falls vorhanden, geben Sie in das Feld Gültig bis das Gültigkeitsdatum (Ablauf) ein.
  11. In unserem Beispiel mit der Erfassung einer Ersatzbescheinigung übernehmen Sie in das Feld Wohnortkennzeichen das Wohnortkennzeichen von dem anderen Versicherungsnachweis. Falls dort kein Wohnortkennzeichen angegeben ist, lassen Sie das Feld leer.
  12. Das Feld Wohnsitzländercode muss leer sein.
  13. Bestätigen Sie alle Angaben, indem Sie das Fenster mit OK schließen.
  14. Wenn sich Daten geändert haben oder es sich um eine Neuaufnahme eines Patienten handelt, machen Sie verschiedene Hinweisfenster darauf aufmerksam. Lesen Sie dazu bitte die Hilfetexte Bearbeitung Patientendaten sowie Versichertenkarte.

Wenn die eGK vorliegt, aber nicht eingelesen werden kann, wählen Sie als Erfassungsgrund den Eintrag Versicherungskarte oder das Lesegerät ist defekt.

  eGK (eGK-Karte liegt vor)
Erfassungsgrund Versicherungskarte oder das Lesegerät ist defekt
Radio-Button eGK
Kassennummer Ausgewählte 9-stellige KV-Nr.
Kassenart Wird automatisch anhand der Kassennummer ausgefüllt
Kassenname Wird automatisch anhand der Kassennummer ausgefüllt
Versichertennummer Buchstabe + 9 Ziffern
Status Entsprechend des Versicherungsstatus 0, 1, 3 oder 5
Ergänzung Leer
Gültig ab Leer
Gültig bis Leer
Wohnortkennzeichen Leer
Wohnsitzländercode Leer
  eGK (vorläufige Versichertennummer)
Erfassungsgrund Anderer Versicherungsnachweis hat vorgelegen
Radio-Button eGK
Kassennummer Nur gesetzliche Kassen; keine privaten Kassen oder Sonstigen Kostenträger
Kassenart Wird automatisch anhand der Kassennummer ausgefüllt
Kassenname Wird automatisch anhand der Kassennummer ausgefüllt
Versichertennummer 6 – 12 Ziffern
Status Entsprechend des Versicherungsstatus 0, 1, 3 oder 5
Ergänzung Optional
Gültig ab TT.MM.JJJJ
Gültig bis Optional (MMJJ oder TT.MM.JJJJ)
Wohnortkennzeichen Optional
Wohnsitzländercode Optional

 

  1. Drücken Sie Alt-Taste (alternativ Strg-Taste bei Windows oder cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf den Auswahlbutton KV-Karte.

    • Das „Ersatzverfahren“-Fenster öffnet sich.

  2. Folgende Szenarien sind möglich:

    • Patient ist noch nicht in charly angelegt

      Falls Sie einen Patienten in charly neu anlegen, leeren Sie alle Felder mit einem Klick auf den Button .

    • Patient ist bereits in charly angelegt und es liegen Versichertendaten vor

      Falls für den Patienten bereits eine Versichertenkarte eingelesen oder ein Ersatzverfahren durchgeführt wurde, werden diese Daten in das Fenster Ersatzverfahren übernommen.

      In diesem Fall überprüfen Sie bitte die Daten hinsichtlich Korrektheit.

  3. Klicken Sie auf den Radio-Button eGK, falls dieser noch nicht aktiv ist.

  4. Wählen Sie aus der Dropdownliste Erfassungsgrund die Option Anderer Versicherungsnachweis hat vorgelegen.

    Der Erfassungsgrund ist eine Pflichtangabe. Er wird an die Module weitergegeben.

    Tipp: Wenn es sich um einen Privatpatienten handelt, der in die gesetzliche Krankenkasse wechselt, müssen Sie in dem Fenster zuvor die Checkbox Privat deaktivieren.
  5. Geben Sie Name und Anschrift des Patienten ein.

  6. Geben Sie die 9-stellige Kassennummer ein.

    Hinweis: Nach Eingabe der Kassennummer werden die Felder Kassenart und Kassenname automatisch vervollständigt.

  7. Geben Sie die Versichertennummer (6 – 12 Ziffern) ein.

    • Sobald Sie das Feld verlassen, erscheint eine Hinweismeldung, in der Sie gefragt werden, ob es sich bei der Versichertennummer um eine vorläufige Versichertennummer handelt.
  8. Klicken Sie in der Hinweismeldung auf den ButtonVorläufig.

  9. Fahren Sie mit der weiteren Eingabe im Fenster Ersatzverfahren fort.

    Geben Sie bitte entsprechend des Versichertenstatus ein:

    0 für unbekannt
    1 für Mitglied
    3 für Familienversicherter
    5 für Rentner oder dessen Familienversicherte
  10. Falls vorhanden, geben Sie in das Feld Ergänzung die Statusergänzung ein.
  11. Übernehmen Sie von der Ersatzbescheinigung das Gültigkeitsdatum in das Feld Gültig ab. Geben Sie das Datum im Format TT.MM.JJJJ ein. Hierbei handelt es sich um eine Pflichtangabe.
  12. Falls vorhanden, geben Sie in das Feld Gültig bis das Gültigkeitsdatum (Ablauf) ein.
  13. Falls vorhanden, geben Sie in das Feld Wohnortkennzeichen das Wohnortkennzeichen ein.
  14. Falls vorhanden, geben Sie in das Feld Wohnsitzländercode das Länderkürzel ein.
  15. Bestätigen Sie alle Angaben, indem Sie das Fenster mit OK schließen.
  16. Wenn sich Daten geändert haben oder es sich um eine Neuaufnahme eines Patienten handelt, machen Sie verschiedene Hinweisfenster darauf aufmerksam. Lesen Sie dazu bitte die Hilfetexte Bearbeitung Patientendaten sowie Versichertenkarte.
Hinweis: Dieses Ersatzverfahren ist nur zulässig, wenn im Vorquartal ein gültiger Anspruchsnachweis vorgelegt wurde.
  eGK (kein direkter Zahnarzt-Patientenkontakt)
Erfassungsgrund Kein direkter Zahnarzt-Patientenkontakt
Radio-Button eGK
Kassennummer Wird aus der vorherigen Kartenlesung übernommen
Kassenart Wird aus der vorherigen Kartenlesung übernommen
Kassenname Wird aus der vorherigen Kartenlesung übernommen
Versichertennummer Wird aus der vorherigen Kartenlesung übernommen
Status Wird aus der vorherigen Kartenlesung übernommen
Ergänzung Wird aus der vorherigen Kartenlesung übernommen
Gültig ab Wird aus der vorherigen Kartenlesung übernommen
Gültig bis Wird aus der vorherigen Kartenlesung übernommen
Wohnortkennzeichen Wird aus der vorherigen Kartenlesung übernommen
Wohnsitzländercode leer

 

Hinweis: Dieses Ersatzverfahren ist nur zulässig, wenn im Vorquartal ein gültiger Anspruchsnachweis vorgelegt wurde.

  1. Drücken Sie Alt-Taste (alternativ Strg-Taste bei Windows oder cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf den Auswahlbutton KV-Karte.

    • Das „Ersatzverfahren“-Fenster öffnet sich.
  2. Klicken Sie auf den Radio-Button eGK, falls dieser noch nicht aktiv ist.

  3. Wählen Sie aus der DropdownlisteKein direkter Zahnarzt-Patientenkontakt.

    Der Erfassungsgrund ist eine Pflichtangabe. Er wird an die Module weitergegeben.

    • charly prüft, ob für den Patienten im Vorquartal eine gültige eGK oder ein gültiger Anspruchsnachweis vorgelegen hat.

      • Falls ja, übernimmt er alle vorhandenen Daten aus dieser Kartenlesung bzw. diesem Ersatzverfahren in die Felder.
      • Falls nein, erhalten Sie eine entsprechende Hinweismeldung. Sie können ein „normales“ Ersatzverfahren durchführen oder den Vorgang abbrechen, indem Sie auf den Button Abbrechen klicken und damit das Fenster schließen. Siehe Ersatzverfahren / eEB & OCI / Manuelle Erfassung.
  4. Bestätigen Sie alle Angaben, indem Sie das Fenster mit OK schließen.

 

Ersatzverfahren bei Auslandsabkommen

  Auslandsabkommen
Erfassungsgrund Anderer Versicherungsnachweis hat vorgelegen
Radio-Button Auslandsabkommen
Kassennummer In der Regel die ortsansässige AOK
Kassenart Wird automatisch anhand der Kassennummer ausgefüllt
Kassenname Wird automatisch anhand der Kassennummer ausgefüllt
Versichertennummer Bindestrich (-) oder leer
Status Entsprechend des Versicherungsstatus 0, 1, 3 oder 5
Ergänzung 7 oder 8
Gültig ab TT.MM.JJJJ
Gültig bis Optional (MMJJ oder TT.MM.JJJJ)
Wohnortkennzeichen Leer
Wohnsitzländercode Offizielles Länderkürzel des Heimatwohnortes
[Optional] KZV intern
(Karteireiter Patient)		 Mitteilung über den Versand der Formulare 80 und 81

Zusätzliche Angaben zum Auslandsabkommen

Beim Auslandsabkommen empfiehlt es sich, Ihrer KZV zusätzlich mitzuteilen, dass die notwendigen Formulare 80 und 81 bereits an die Krankenkassen versandt wurden.

 

  1. Drücken Sie Alt-Taste (alternativ Strg-Taste bei Windows oder cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf den Auswahlbutton KV-Karte.

    • Das „Ersatzverfahren“-Fenster öffnet sich.

  2. Folgende Szenarien sind möglich:

    • Patient ist noch nicht in charly angelegt

      Falls Sie einen Patienten in charly neu anlegen, leeren Sie alle Felder mit einem Klick auf den Button .

    • Patient ist bereits in charly angelegt und es liegen Versichertendaten vor

      Falls für den Patienten bereits eine Versichertenkarte eingelesen oder ein Ersatzverfahren durchgeführt wurde, werden diese Daten in das Fenster Ersatzverfahren übernommen.

      In diesem Fall überprüfen Sie bitte die Daten hinsichtlich Korrektheit. Ist alles korrekt, so müssen Sie nur noch den Erfassungsgrund sowie den Status angeben und das Gültigkeitsdatum aktualisieren.

  3. Klicken Sie auf den Radio-Button Auslandsabkommen, falls dieser noch nicht aktiv ist.

  4. Wählen Sie aus der Dropdownliste Erfassungsgrund die Option Anderer Versicherungsnachweis hat vorgelegen.

    Der Erfassungsgrund ist eine Pflichtangabe. Er wird an die Module weitergegeben.

  5. Geben Sie Name und Anschrift des Patienten ein.
  6. Geben Sie die Kassennummer ein.
  7. Falls vorhanden, geben Sie die Versichertennummer ein.

  8. Geben Sie in das Feld Status den Versichertenstatus ein.

    0 für unbekannt
    1 für Mitglied
    3 für Familienversicherter
    5 für Rentner oder dessen Familienversicherte
  9. Geben Sie in das Feld Ergänzung die Ziffer „7“ oder „8“ ein.
  10. Geben Sie in das Feld Gültig ab das Datum des ersten Behandlungstages im Format TT.MM.JJJJ ein. Hierbei handelt es sich um eine Pflichtangabe.
  11. Falls vorhanden, geben Sie in das Feld Gültig bis das Gültigkeitsdatum (Ablauf) im Format MMJJ oder TT.MM.JJJJ ein.
  12. Das Feld Wohnortkennzeichen muss leer sein.
  13. Geben Sie in das Feld Wohnsitzländercode das offizielle Länderkürzel des Heimatwohnortes ein.
  14. Bestätigen Sie alle Angaben, indem Sie das Fenster mit OK schließen.
  15. Wenn sich Daten geändert haben oder es sich um eine Neuaufnahme eines Patienten handelt, machen Sie verschiedene Hinweisfenster darauf aufmerksam. Lesen Sie dazu bitte die Hilfetexte Bearbeitung Patientendaten sowie Versichertenkarte.
  1. Gehen Sie in den Karteireiter Patient.

  2. Klicken Sie im Bereich Rechnung auf KZV intern.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  3. Geben Sie in das Feld KZV Intern KCH (Übergabe BEMA-KCH-Quartalsabrechnung) Ihre Mitteilung an die KZV ein.

  4. Klicken Sie auf OK, um die Eingabe zu speichern und das Fenster zu schließen.

    • Die Mitteilung wird im Rahmen der nächsten KCH-Quartalsabrechnung an die KZV übermittelt.

    Hinweis: Löschen Sie diese Mitteilung nach der Quartalsabrechnung mit einem Klick auf den ButtonKZV intern bei gleichzeitig gedrückter Strg-Taste (cmd-Taste bei Mac). Mit diesem Befehl werden die Mitteilungen aller Patienten gelöscht.

    Um nur die Mitteilung dieses einen Patienten zu löschen, öffnen Sie das Eingabefenster durch Klick auf den ButtonKZV intern und entfernen Sie die Mitteilung.

    Für weitere Informationen siehe KZV intern.

 

Ersatzverfahren bei sonstigen Kostenträgern

Aktivieren Sie für die folgenden Kostenträger KVK / Sonstige Kostenträger. Wählen Sie den Erfassungsgrund entsprechend dem vorliegenden Nachweis.

  Landespolizei / Freie Heilfürsorge
Erfassungsgrund

Versichertenkarte oder Lesegerät defekt

oder

Anderer Versicherungsnachweis hat vorgelegen
Radio-Button KVK / Sonstige Kostenträger
Kassennummer Ausgewählte KV-Nr.
Kassenart POL
Kassenname Wird automatisch anhand der Kassennummer ausgefüllt
Versichertennummer Bindestrich (-), Leer oder Versichertennummer
Status Entsprechend des Versicherungsstatus 1, 3 oder 5
Ergänzung Leer
Gültig ab Optional
Gültig bis Angabe der Gültigkeit vom Behandlungsausweis (MMJJ oder TT.MM.JJJJ)
Wohnortkennzeichen Leer
Wohnsitzländercode Leer

 

  1. Drücken Sie Alt-Taste (alternativ Strg-Taste bei Windows oder cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf den Auswahlbutton KV-Karte.

    • Das „Ersatzverfahren“-Fenster öffnet sich.

  2. Folgende Szenarien sind möglich:

    • Patient ist noch nicht in charly angelegt

      Falls Sie einen Patienten in charly neu anlegen, leeren Sie alle Felder mit einem Klick auf den Button .

    • Patient ist bereits in charly angelegt und es liegen Versichertendaten vor

      Falls für den Patienten bereits eine Versichertenkarte eingelesen oder ein Ersatzverfahren durchgeführt wurde, werden diese Daten in das Fenster Ersatzverfahren übernommen.

      In diesem Fall überprüfen Sie bitte die Daten hinsichtlich Korrektheit.

  3. Klicken Sie auf den Radio-Button KVK / Sonstige Kostenträger, falls dieser noch nicht aktiv ist.

  4. Wählen Sie aus der Dropdownliste Erfassungsgrund den Erfassungsgrund.

  5. Geben Sie Name und Anschrift des Patienten ein.
  6. Aktivieren Sie die Checkbox Sonstige Kostenträger.

  7. Klicken Sie auf den Button Kassenauswahl.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  8. Wählen Sie bei Kassenarten die Option POL.
  9. Sortieren Sie die aufgeführten Kassen durch Klick auf die Spaltenüberschrift KZV nach den KZV-Bereichen.

  10. Wählen Sie den (in der Regel eigenen) KZV-Bereich und dort wiederum die zuständige Heilfürsorgestelle anhand der Kassennummer oder der Adresse auf dem Erfassungsschein des Patienten.

  11. Klicken Sie auf OK, um das Fenster zu schließen.

    • Im Fenster Ersatzverfahren werden die Kassenart sowie der Kassenname automatisch vervollständigt.

  12. Die Eingabe im Feld Versichertennummer unterscheidet sich zwischen den KZV-Bereichen. Möglich sind bei „POL“:

    • Versichertennummer mit vorangestelltem Buchstabe, z.B. A1234567
    • Versichertennummer ohne Buchstaben, z.B. 12345678
    • keine Eingabe, das Feld bleibt leer
    • Bindestrich „-“

  13. In das Feld Status geben Sie entsprechend des Versichertenstatus ausschließlich ein:

    1 für Mitglied
    3 für Familienversicherter
    5 für Rentner oder dessen Familienversicherte
  14. Das Feld Ergänzung muss leer sein.
  15. Das Feld Gültig ab können Sie leer lassen.
  16. Übernehmen Sie von dem Erfassungsschein des Patienten das Gültigkeitsdatum in das Feld Gültig bis. Geben Sie das Datum im Format MMJJ oder TT.MM.JJJJ ein. Hierbei handelt es sich um eine Pflichtangabe.
  17. Das Feld Wohnortkennzeichen muss leer sein.
  18. Das Feld Wohnsitzländercode muss leer sein.
  19. Bestätigen Sie alle Angaben, indem Sie das Fenster mit OK schließen.
  20. Wenn sich Daten geändert haben oder es sich um eine Neuaufnahme eines Patienten handelt, machen Sie verschiedene Hinweisfenster darauf aufmerksam. Lesen Sie dazu bitte die Hilfetexte Bearbeitung Patientendaten sowie Versichertenkarte.
  Asyl / Sozialamt
Erfassungsgrund

Anderer Versicherungsnachweis hat vorgelegen
Radio-Button KVK / Sonstige Kostenträger
Kassennummer Ausgewählte KV-Nr.
Kassenart SOZ
Kassenname Wird automatisch anhand der Kassennummer ausgefüllt
Versichertennummer Bindestrich (-) oder leer; im KZV-Bereich Niedersachsen ist eine 6 – 12-stellige Versichertennummer möglich
Status Entsprechend des Versicherungsstatus 1, 3 oder 5
Ergänzung 1
Gültig ab Optional (TT.MM.JJJJ)
Gültig bis Angabe der Gültigkeit vom Behandlungsausweis (MMJJ oder TT.MM.JJJJ)
Wohnortkennzeichen 11111 (ist bereits vorbelegt)
Wohnsitzländercode Leer

 

Beispiel: Manuelle Erfassung „Landespolizei / Freie Heilfürsorge mit Neuaufnahme eines Patienten“

  Bundeswehr
Erfassungsgrund

Anderer Versicherungsnachweis hat vorgelegen
Radio-Button KVK / Sonstige Kostenträger
Kassennummer Ausgewählte KV-Nr.
Kassenart BW
Kassenname Wird automatisch anhand der Kassennummer ausgefüllt
Versichertennummer Bindestrich (-) oder leer
Status Entsprechend des Versicherungsstatus 1, 3 oder 5
Ergänzung Leer
Gültig ab Optional (TT.MM.JJJJ)
Gültig bis Angabe der Gültigkeit vom Behandlungsausweis (MMJJ oder TT.MM.JJJJ)
Wohnortkennzeichen Leer
Wohnsitzländercode Leer
KZV intern (Karteireiter Patient) PK-Nummer

 

Beispiel: Manuelle Erfassung „Landespolizei / Freie Heilfürsorge mit Neuaufnahme eines Patienten“

Nachdem Sie das Ersatzverfahren vorgenommen haben, geben Sie im Karteireiter Patient die PK-Nummer vom Erfassungsschein des Patienten ein.

Zusätzlich bei der Bundeswehr

  1. Gehen Sie in den Karteireiter Patient.

  2. Klicken Sie im Bereich Rechnung auf KZV intern.

    • Ein Fenster öffnet sich.

  3. Geben Sie in das Feld Personenkennung (BW) / Aktenzeichen Kostenträger die PK-Nummer vom Erfassungsschein des Patienten ein.

    Tipp: Die PK-Nummer besteht aus dem Geburtsdatum, dem ersten Buchstaben des Nachnamens und Prüfziffern. Geben Sie die PK-Nummer ohne Bindestriche oder andere Sonderzeichen ein.

  4. Klicken Sie auf OK, um die Eingabe zu speichern und das Fenster zu schließen.

    • Die PK-Nummer wird im Rahmen der nächsten KCH-Quartalsabrechnung an die KZV übermittelt.
Hinweis: Da der Erfassungsschein ein Gültigkeitsdatum hat, löscht sich dieser Eintrag automatisch nach jeder Quartalsabrechnung.
Hinweis: Versicherte der BPOL werden ab dem 01.04.2025 sukzessiv mit eGKs ausgestattet, um ihnen zukünftig die Teilnahme am digitalen Gesundheitswesen über die Telematik-Infrastruktur zu ermöglichen. Sobald eine eGK vorliegt, verwenden Sie bitte die eGK-Kartenlesung oder das eGK-Ersatzverfahren (Kassennummer: 951287019).
  Bundespolizei
Erfassungsgrund

Versichertenkarte oder Lesegerät defekt

oder

Anderer Versicherungsnachweis hat vorgelegen
Radio-Button KVK / Sonstige Kostenträger
Kassennummer Ausgewählte KV-Nr.
Kassenart BPOL
Kassenname Wird automatisch anhand der Kassennummer ausgefüllt
Versichertennummer Bindestrich(-), Leer oder Versichertennummer
Status Entsprechend des Versicherungsstatus 1, 3 oder 5
Ergänzung Leer
Gültig ab Optional
Gültig bis Angabe der Gültigkeit vom Behandlungsausweis (MMJJ oder TT.MM.JJJJ)
Wohnortkennzeichen Leer
Wohnsitzländercode Leer

 

Beispiel: Manuelle Erfassung „Landespolizei / Freie Heilfürsorge mit Neuaufnahme eines Patienten“

 

Ersatzverfahren bei Privatpatienten

 

  1. Drücken Sie Alt-Taste (alternativ Strg-Taste bei Windows oder cmd-Taste bei Mac) und klicken Sie auf den Auswahlbutton KV-Karte.

    • Das „Ersatzverfahren“-Fenster öffnet sich.

  2. Folgende Szenarien sind möglich:

    • Patient ist noch nicht in charly angelegt

      Falls Sie einen Patienten in charly neu anlegen, leeren Sie alle Felder mit einem Klick auf den Button.

    • Patient ist bereits in charly angelegt und es liegen Versichertendaten vor

      Falls für den Patienten bereits eine Versichertenkarte eingelesen oder ein Ersatzverfahren durchgeführt wurde, werden diese Daten in das Fenster Ersatzverfahren übernommen.

      In diesem Fall überprüfen Sie bitte die Daten hinsichtlich Korrektheit.

  3. Die DropdownlisteErfassungsgrund bleibt leer.
  4. Geben Sie Name und Anschrift des Patienten ein.

  5. Aktivieren Sie die CheckboxPrivat.

    • Die DropdownlisteErfassungsgrund wird inaktiv.

  6. Klicken Sie auf den ButtonKassenauswahl.

    • Ein Fenster öffnet sich.
  7. Wählen Sie hier die Kasse des Patienten. Falls der Patient keine Krankenversicherung hat, wählen Sie bitte den Kostenträger mit dem Namen Privat.

  8. Schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf OK.

    • Im Fenster Ersatzverfahren werden die Kassenart sowie der Kassenname automatisch vervollständigt.
  9. Die Versichertennummer wird nicht erfasst und ist mit einem Strich „-“ vorbelegt.

  10. In das Feld Status geben Sie entsprechend des Versichertenstatus ein:

    1 für Mitglied
    3 für Familienversicherter
    5 für Rentner oder dessen Familienversicherte
  11. Falls in dem Feld Ergänzung ein Wert steht, lassen Sie diesen Wert unverändert.
  12. Das Feld Gültig ab kann leer bleiben.

  13. Der Wert in dem Feld Gültig bis hängt von der Eingabemaske ab, in der Sie den Privatpatienten erfassen:

    • Eingabemaske KVK / Sonstige Kostenträger → geben Sie in das Feld das Gültigkeitsdatum ein
    • Eingabemaske eGK → das Feld bleibt leer
  14. Das Feld Wohnortkennzeichen muss leer sein.
  15. Das Feld Wohnsitzländercode muss leer sein.
  16. Bestätigen Sie alle Angaben, indem Sie das Fenster mit OK schließen.
  17. Wenn sich Daten geändert haben oder es sich um eine Neuaufnahme eines Patienten handelt, machen Sie verschiedene Hinweisfenster darauf aufmerksam. Lesen Sie dazu bitte die Hilfetexte Bearbeitung Patientendaten sowie Versichertenkarte.

 

Temporäre Kassen

Wenn eine Kasse nicht im aktuellen BKV enthalten ist, können Sie vorübergehend eine Kasse anlegen:

 

  1. Geben Sie im Feld Kassennummer die Ziffern 000 ein und drücken Sie Enter.
  2. Klicken Sie im Hinweisfenster auf Temporär.
  3. Bestätigen Sie die folgende Auswahl mit OK.
Hinweis: Das KZBV-Modul erzeugt eine spezielle Kassennummer und einen Kassennamen.